Webサイトリニューアルの要件定義とは？項目や手順、リニューアル後のポイントを解説

こんにちは。サイト制作・リニューアルを提供している「AIアナリスト」ライターチームです。

自社のWebサイトをリニューアルするにあたり、要件定義はリニューアルを成功させる重要なプロセスとなります。多くのプロジェクトが要件定義でつまづき、リニューアルが失敗したり、リニューアル自体が目的になったりしています。

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この記事では、中小企業のサイト運営者、管理者の方に向けて要件定義の手順と成功のポイントを解説します。ぜひ参考にしてください。

目次

• Webサイトのリニューアルにおける要件定義とは
  • 要件定義の重要性と役割
  • 要件定義書とRFP
  • 要件定義書に盛り込むべき15項目
  • Webサイトの要件定義に役立つテンプレート・サンプル
• サイトリニューアルの要件定義を決める手順・流れ
  • サイトの課題を明確化
  • 仮説の立案
  • 社内でプロジェクトに対する合意を形成する
  • 要件定義書を作成する
• サイトをリニューアルした後にやるべきこと
  • KPIにもとづいた効果検証を実施する
  • PDCAサイクルを回して改善を重ねる
• まとめ

Webサイトのリニューアルにおける要件定義とは

Webサイトのリニューアルにおける要件定義とは、リニューアルする目的や理由、課題、リリースする期日、コンセプトなどです。要件定義では、サイトの課題や実装する機能、予算などを具体化します。

これらの要件を定義することで、施策の方向性やアウトプットのイメージが明確になります。また、定義することで自社内だけでなく、リニューアルを発注する制作会社との認識も統一できます。

要件を定義しておかない場合、開発の途中で別の意見が浮上してきたり、リニューアルの方向性がずれてきたりする可能性が出てきます。これを防ぐためにも、事前に関係者全員が共有するドキュメントを作成し、プロジェクトの目的や方向性など、必要な要件を明確にすることが大切です。

これにより、リニューアル後のサイトがユーザーの期待に応えるための基盤を築きます。

要件定義の重要性と役割

要件定義はリニューアルのプロジェクト全体の土台を築き、成功のための指針を提供します。リニューアルを依頼する側は、どのような環境でビジネスを展開しているのか、課題の技術的な理由は何かなどは把握していません。開発途中で予定にない要望が発生すると、スケジュールを再設定したり、予算をオーバーしてしまったりする可能性が出てきます。

不要・不十分な要件はプロジェクトが失敗するリスクを高めます。要件定義により、関係者間の合意を形成し、プロジェクトの進行をスムーズにするのも、要件定義の役割です。

要件定義書とRFP

要件定義における目的や課題を明確にしたら、それらをまとめて書面にします。書面には「要件定義書」と「RFP（Request for Proposal）の2種類があります。

要件定義書は制作会社など、受注する側が作成するものです。定義書は発注側に調査を実施し、リニューアルをする目的や予算、開発環境などを記載します。RFPは発注する側が作成するものです。

RFPは「提案依頼書」とも呼ばれ、リニューアルの概要や目的、イメージなどを記載します。要件定義書とRFPの項目は重複する場合もあります。2つの書面を用いて、自社内はもちろん制作会社との認識も統一します。

要件定義書に盛り込むべき15項目

サイトのリニューアルでは要件定義書を作成します。要件定義書には基本的に「背景・目的」「ターゲット・コンセプト」「デザインイメージ」「KGI・KPI」「リニューアル後のコンセプト」「サイトマップ・構成」「インフラ環境」「開発環境」「プロジェクト体制」「納品方法・納品形式」「運用保守」「予算」の12項目を記載します。以下でくわしく解説します。

1.背景・目的

まずはリニューアルする背景や目的を明確にします。現状で抱えている課題は何か、サイトが新しくなった後どのような効果を望んでいるのかなどを記載します。これにより関係者全員の理解を統一し、リニューアルの必要性を明示してプロジェクトの意図を共有します。目的を具体的に示すことで、全体の方向性が確立されます。

2.ターゲット・コンセプト

サイトのターゲットはどのようなユーザーなのか、サイトをリニューアルした後、そのターゲットにどのような価値やメリットを提供したいのかを明確にします。これらはデザインや機能要件の基盤となります。サイトの価値を高めるための基本方針を設定しましょう。

3.デザインイメージ

ターゲットやコンセプトにもとづき、デザインのイメージを決定します。ユーザーエクスペリエンス向上のためのデザイン要素を具体化しましょう。自社のイメージを強化する配色やキャッチコピー、追加機能を設定します。サイトのビジュアルを通じて、ユーザーに強い印象を与えましょう。記載事項が多い場合、デザインは別紙に記載してもよいでしょう。

4.KGI・KPI

プロジェクトの成果を測定するための、KGI（最終的な数値目標）・KPI（中間数値目標）を設定します。設定された指標にもとづいて、プロジェクトの進捗をモニタリングします。たとえば「月間アクセス数を1.2倍にして、CVRを1.3倍に増やす」など、具体的な数値で表します。サイトをリニューアルした後の成果を最大化するための評価基準を確立しましょう。

5.プロジェクトのスケジュール

リニューアルしたサイトの公開日から逆算してスケジュールを設定しましょう。具体的には「〇年〇月〇日〇時」というように、日付だけでなく時間まで決めます。自社内だけでなく、デザイン会社やシステム会社などとの打ち合わせや調整に使います。なお、スケジュールにはある程度の余裕を持つとよいでしょう。

6.サイトマップ・構成

サイトマップはWebサイトの構成です。これにより、サイト全体の構図を視覚的に俯瞰できます。どのページとページが関係があるのか、メインページからどのように分岐するのかなどを図で表します。サイトマップを作成することで、ページの要・不要も気づけます。ユーザーが迷いなくページに辿り着ける構成を目指しましょう。

7.インフラ環境

サイトをリニューアルした後のインフラ環境も記載しておきましょう。ここにはドメインやサーバー、SSLサーバー証明書などを記載します。サイトのドメインを新しく取得する場合は、ドメインパワーが「0」からスタートになります。最初からSEOの評価がある状態で始めるのであれば、既存のドメインを使用したほうがよいでしょう。

8.サイト環境

プロジェクトで使用する開発言語やOSの種類、CMS（コンテンツ・マネジメント・システム）や各ソフトウェアなどを記載します。現在のサイトの環境も記載しておくと、何かあったときの比較ができます。CMSとは記事や画像データを一元管理したり、それらを直感的な操作で編集できるシステムです。

9.納品方法・納品形式

制作会社やデザイン会社に外注する際は、納品物の納品方法や形式もすり合わせておきましょう。納品に使うツールの種類や納品のタイミングなどを、タスクや納品物ごとにリスト化します。

10.プロジェクト体制

社内外を問わず、プロジェクトに関わるメンバーの役職や氏名を記載します。このとき、チームやメンバーそれぞれの役割や担当する業務内容も明記します。

これにより、業務の責任が明確になり「チームとチームの関係性」や「何をどのチームの誰に確認すべきか」などがわかりやすくなります。情報を記載するだけでなく、図表化して関係性やポジションなどを可視化するとよいでしょう。

11.セキュリティ要件

• システムダウン防止策
• 漏えい対策（SSL対応・IP制限など）
• レスポンス低下防止策
• ユーザーへの被害対応
• データベースの脆弱性対策
• セッションタイムアウト　の整理

12.リリース管理

• 開始・終了日時
• 実行担当者
• 合否担当者
• 端末
• リスト(ポチ)
• 手順　の要件整理

13.品質管理の要件

サイトのチェック、検証の要件を定める項目です。

14.運用保守

サイトをリニューアルした後の運用保守についても取り決めておきます。リニューアル後にトラブルがあったときの連絡先や連絡方法、バックアップやログの管理、データの復旧・復元など、対応すべきことや窓口を記載します。

15.予算

予算には、システム費だけでなくデザイン費やディレクション費などが含まれます。あらかじめ予算感を明記しておくことで、全体の予算をイメージします。サイトリニューアルの予算は、プロジェクトで何をするのか、要件によって変動します。

Webサイトの要件定義に役立つテンプレート・サンプル

要件定義に役立つテンプレートを5つ紹介します。

WACULのRFP

RFPの必要項目は目的/予算/納期のみです。そのほか制作会社から受けてもらうためのポイントをまとめています。

RFPは目的/予算/納期だけでよい。Webサイト発注時のベストプラクティス

ランサーズ株式会社の「Webサイト制作の要件定義シート」

作成者はWebディレクター歴10年以上の方であり、要件定義に盛り込むべき項目が網羅されています。

ランサーズ株式会社の「Webサイト制作の要件定義シート」

株式会社ハイファイブクリエイトの「要件定義書テンプレート」

基本要件・システム要件・機能要件・タスクの4項目を設定します。具体例を見ながら要件定義書の作成を進めた方におすすめのテンプレートです。

株式会社ハイファイブクリエイトの「要件定義書テンプレート」

株式会社インプレスの「要件定義書」

株式会社インプレスの「要件定義書」は、サンプルとして参考になるPDF文書です。全体概要・運用体制・機能要件・非機能要件の4つについて具体項目が記載されています。

株式会社インプレスの「要件定義書」

株式会社ベイジの「ウェブ制作ワークフロー2021年版（約100のタスクと解説）」

主な項目は、プロジェクト設計・戦略・設計・制作・開発・テスト・公開と運用の7項目です。要件定義に必要なタスクを、一覧として紹介します。

株式会社ベイジの「ウェブ制作ワークフロー2021年版（約100のタスクと解説）」

サイトリニューアルの要件定義を決める手順・流れ

ここではサイトリニューアルのための要件定義を決定する手順を解説します。課題を見極め、社内の合意を確立するなど実際に要件を定義する際の参考にしてください。

サイトの課題を明確化

サイトの現状について問題点を洗い出し、改善すべき課題を明確にします。課題に対し仮説を立て、その仮説にもとづきリニューアルの方向性を具体化します。この課題と仮説が、サイトリニューアルの基盤となります。

実際には、分析ツールを使ったり、ユーザーアンケートを実施したりするなど、データにもとづいて検討するとよいでしょう。これにより、実際の状況との乖離を防げます。リニューアルすること自体が目的にならないよう、最初の基盤づくりをしましょう。

仮説の立案

ペルソナやカスタマージャーニーを作成して、「誰に」「何を」「どうしてもらう」のか目的から逆算して考えると、仮説が立てる

たとえば「サービス紹介でどれが自分の課題にあったプランなのかわかりにくい」という課題に対して、「具体的なメリットが打ち出せていないのではないか」「事例が少ないからではないか」という仮説を立てます。

この仮説をもとに「メリットを端的に伝えるデザインに変更する」「課題解決した他社事例のコンテンツを用意」といった、具体的なリニューアルの方向性が見出されやすくなります。

社内でプロジェクトに対する合意を形成する

プロジェクトを成功させるには、関係者全員の合意が不可欠です。合意形成のために、コミュニケーションは明確にとりましょう。このコミュニケーションが、プロジェクトの進行をスムーズにします。

サイトのデザインや運用などを、それぞれの担当部署に個別に打ち合わせたり、関係者全体で会議を設けるなどします。プロジェクトの背景やリニューアルの目的を共有し、ゴールに向かうには何が必要かをすり合わせましょう。

要件定義書を作成する

プロジェクトの背景やリニューアルの目的にもとづき、要件定義書を作成します。書類には背景や目的だけでなく、予算や開発環境、スケジュールなどを記載します。必要な機能やシステム要件、インフラ要件などは詳細に記載しましょう。

プロジェクトは常に要件定義書にもとづいて実行します。問題が起きたときや意見が対立したとき、そもそもの目的に振り返りたいときなどは、要件定義書を確認します。関係者全員が合意できる形で要件定義書を完成させましょう。

リニューアル後も見据えた要件定義書作成

リニューアル後のWebサイト運用に関して、各領域での運用方法や担当者、外注の有無などの方針は以下の通りです。リニューアル後の運用方針を要件定義書にまとめておくと、関係者間でのスムーズなやり取りにつながります。

要件定義書の記載例

サイトをリニューアルした後にやるべきこと

サイトはリニューアルして終わりではありません。その後の効果検証や改善が重要です。ここではリニューアル後にやるべきことをポイントで解説します。

KPIにもとづいた効果検証を実施する

要件定義の際に決めたKPIにもとづき、リニューアル後の効果を測定しましょう。月間アクセス数やCVRなどはどのくらい伸びたのか、伸び悩んでいる場合はどの部分を改善すべきか検討します。「サイトを放置していたからリニューアルした」「担当者が変わったのでリニューアルした」といった理由ではなく、あくまで自社が目的とする理由に沿って効果を検証します。

PDCAサイクルを回して改善を重ねる

効果検証した結果にもとづき、改善策を打ち出します。検証と改善を繰り返し、PDCAサイクルを回しましょう。デザインやイメージだけにこだわらず、ユーザー目線で考えたときの使いやすさや導線を改善します。内部リンクは正しく設置されているか、コンテンツの内容はユーザーの課題を具体的に解決するものかなど、1つひとつ検証します。

改善する際は全体を変更せず、内部リンクやタグの設定など、部分的でかまいません。また、改善前にバックアップをとり、何かあったときには元に戻せるように対策するのもよいでしょう。

まとめ

Webサイトのリニューアルでは事前の要件定義が重要となります。まずは現状の把握と課題を見つけ、具体的な数値などを目標にしてから定義を決めましょう。要件定義書には概要や背景、開発環境、インフラ環境、予算、スケジュールなどを記載します。プロジェクトの関係者全員で認識を共有し、リニューアルの成果を出しましょう。

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