Webサイトリニューアルの要件定義とは？項目や手順、リニューアル後のポイントを解説

こんにちは。サイト制作・リニューアルを提供している「WACUL」のライターチームです。

効果的にサイトリニューアルを行うためには、要件定義が重要です。要件定義を丁寧に行うことで、リニューアル後に「この作業が足りなかった」といった漏れを防げるでしょう。

この記事では、サイトリニューアルにおける要件定義の概要や決めるべき内容などについて解説します。サイトリニューアル後に行うべき施策についても解説していますので、ぜひ参考にしてください。

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サイトリニューアルにおける要件定義とは

Webサイトのリニューアルにおける要件定義とは、リニューアルの目的やコンセプト、必要な機能、予算、スケジュールなどを体系的に整理する工程を指します。通常は制作会社やシステム会社と協力しながら、リニューアルの全体像や進行イメージを具体化していきます。

あらかじめ要件を固めておくことで、方針がぶれるリスクを抑え、必要な機能の漏れを防ぐ効果が見込めるでしょう。リニューアルの工程や進め方を把握しておけば、要望の抜け落ちも防止しやすくなります。

要件定義を行うタイミング

サイトリニューアルは、大きく「要件定義フェーズ」と「制作・開発フェーズ」の2段階に分けて進められます。

要件定義は、制作や開発に着手する前の初期段階で実施する工程です。この工程が不十分だと、どのようなリニューアルを行うべきか方向性が定まりません。方向性が曖昧なまま進めてしまうと、必要なページ構成や機能の検討漏れが発生しやすくなります。

サイトリニューアルの成果を高めるためには、要件定義をしっかりと済ませたうえで実作業である制作・開発フェーズへ進むことが重要です。

要件定義の目的

サイトリニューアルにおける要件定義は、発注者と制作会社の認識をそろえるための工程です。双方が同じ方向性を共有することで、認識のズレによるトラブルを防ぎやすくなります。また、ヒアリングを通して自社だけでは気づけなかった課題が明らかになるため、より適切なリニューアル内容を検討できるでしょう。

要件定義で決める内容

ここでは、要件定義で決める内容について解説します。

サイトリニューアルの背景

要件定義を行う際には、リニューアルに至った経緯や、現状のサイトが抱えている課題を整理しておきましょう。背景を制作会社と共有することで、自社の状況に沿った提案を受けやすくなります。

また、プロジェクトの途中で方向性に迷った際に立ち返る基準ともなるため、要件定義の初期段階で明確にしておくことが大切です。

サイトリニューアルの目的

要件定義時には、サイトリニューアルの目的を明確にします。リニューアルの理由をさらに掘り下げ、「誰を対象にするのか」「何を伝えるのか」「どんな行動を促すのか」まで整理しておくことが重要です。

具体的には、ターゲットユーザーの属性、掲載するコンテンツの方向性、期待するユーザー行動を明確に定義しましょう。目的を関係者間でしっかりと共有しておけば、意図とずれた設計やデザインになるリスクを防げます。曖昧なまま進めると、制作途中で方針が二転三転する原因にもなりかねません。

KGI・KPI

リニューアルの目的を、KGI（重要目標達成指標）・KPI（重要業績評価指標）として数値で設定し、客観的に評価できるようにしておきましょう。数値化することで現状との差が把握でき、必要な機能やコンテンツの提案も受けやすくなります。

KGIは最終的に達成すべきゴール、KPIはそのゴールに向けた施策ごとの中間目標として整理すると効果的です。

実施する施策

実行予定のマーケティング施策を事前に明確にしておくことで、リニューアル後も運用しやすい設計につなげられます。施策内容を制作会社と共有すれば、必要な機能について具体的な提案を受けやすくなるでしょう。

制作会社を選ぶ際は、リニューアル後の運用まで見据えた提案をしてくれるかどうかが成果を出すポイントです。商談の段階で、どのような具体的提案があるかを確認しておくことをおすすめします。

予算

要件定義時には、リニューアルにかけられる金額の上限をあらかじめ決めておきましょう。サイトの規模や目的に応じて費用は変動します。ディレクション費、デザイン費、設計費など項目別に整理し、おおよその金額を算出しておくとスムーズです。

スケジュール

リニューアル全体の工程と日程は、あらかじめ明確にしておきましょう。社内関係者や制作会社、システム会社と相談しながらスケジュールを調整しましょう。

公開日を起点に逆算して計画を立て、各工程に必要な期間を割り振ります。想定外のトラブルや修正対応にも備えられるよう、余裕日数を確保しておくことも重要です。

プロジェクト体制

プロジェクト体制を定めることで、社内での役割分担を明確にし、誰がどの業務を担うのかを事前に整理できます。意思決定の流れを確認しておけば、リニューアル作業を円滑に進めやすくなるでしょう。

また、制作会社側の体制についても、担当メンバーの人数やスキル、トラブル発生時の連絡先などを事前に把握しておくと安心です。双方の体制をあらかじめ確認しておくことで、円滑な進行につながります。

使用するツール

運用コストや担当者のスキルレベルを踏まえて、更新やページ追加がしやすいツールを選定しましょう。リニューアルは、より扱いやすいツールへ移行するチャンスでもあります。

また、運用費を抑えたい場合には、CMSの活用が有効です。CMSであれば専門的なコーディング知識がなくてもページの制作や更新が可能なため、社内での運用負担を大幅に軽減できます。導入後の使いやすさも考慮して選定するとよいでしょう。

サイトマップ

要件定義を行う際には、サイトマップについても考慮しましょう。既存サイトのサイトマップを洗い出してもらえる制作会社もあります。新しいサイト構成案を事前に提案してもらえるケースもあるため、契約後に想定と大きく異なる構造になるリスクを防げるでしょう。

インフラ環境

要件定義を行う際には、インフラ環境の検討も重要です。現在利用しているサーバーやドメインの状況を確認し、変更の必要性を検討しましょう。

制作ツールを変更する場合は、サーバーの切り替えや既存コンテンツの移行作業が発生するケースが多くあります。そのため、インフラ変更の有無については、制作会社と事前に協議しておくことが重要です。

ドメインについては、既存サイトの評価やドメインパワーを引き継ぐかどうかを踏まえて判断するとよいでしょう。

納品方法・納品物

外注をする場合は、納品方法と納品物の内容を要件定義書に明記しておきましょう。事前に制作会社と打ち合わせを行い、どのような形式で納品されるのか詳細を把握しておくことが望ましいです。

Webサイトの納品方法としては、ZIP形式でのファイル受け渡しやGit経由でのデータ共有などが一般的な手段として挙げられます。

委託先に依頼する内容

サイトリニューアルの工程のうち、どこまでを外注するかについては、あらかじめ明確に決めておく必要があります。社内にノウハウがない場合は、戦略設計から公開まで一括で依頼するケースもあります。

一方、社内にノウハウがある場合は、デザインやコーディングのみを依頼するという選択肢もあるでしょう。制作会社ごとに対応できる範囲は異なるため、自社が求めるサポート内容とマッチするかを確認することが大切です。契約後の認識違いを防ぐためにも、依頼内容と進め方を要件定義の段階でしっかりと確認しておきましょう。

運用方法

運用方法についても、リニューアル後の運用ルールや担当者の割り振り、外注の有無などをあらかじめ整理しておきましょう。社内外を含め、多くの関係者が関わることを前提に運用方針をまとめることが大切です。更新頻度や承認フローなども決めておくと、公開後の連携をスムーズに進められます。

要件定義の手順

ここでは、要件定義の手順について解説します。

現状の把握

まず、現在のWebサイトが抱えている問題点を洗い出しましょう。課題を把握することで現状への理解が深まり、どこから改善すべきか優先順位を付けやすくなります。

課題の抽出には、関係者へのヒアリングやアクセス解析ツールによるデータ分析、競合サイトの調査などを活用しましょう。社内の意見だけではなく、顧客やエンドユーザーからの声を収集することも有効です。実際にサイトを利用している人の視点を取り入れることで、社内では見えにくかった課題が出てくることもあります。

抽出した課題は、カテゴリごとに分類し、それぞれの重要度を整理します。例えば「集客」「UX（ユーザー体験）」「コンテンツ」「機能」といった観点で分けると、注力すべき領域が明確になり、リニューアルの方向性を定めやすくなります。課題を構造的に整理することで、制作会社への説明もスムーズになるでしょう。

仮説の立案

現状把握で整理した課題をもとに、改善に向けた仮説を設定します。仮説を立てておくことで、リニューアル後に「施策が効果を発揮したかどうか」が検証しやすくなるでしょう。

仮説を立てる際は、課題が生じている原因を想定し、複数の可能性を検討します。その上で、各仮説に沿った具体的な解決策を考えていきます。例として、「問い合わせ数が少ない」という課題に対して、「フォームへの導線が分かりにくい」「ページの情報量が不足している」など、複数の仮説を挙げることで、多角的なアプローチが可能になるでしょう。

ただし、全ての課題に同時に対応しようとすると、リソースが分散してしまいます。優先度の高いものから順に取り組み、リソースやコストのバランスを踏まえて取捨選択することが大切です。限られた予算と期間で成果を得るためにも、仮説に優先順位を付けて計画的に取り組みましょう。

合意形成

仮説の検討と並行して、社内関係者の認識をそろえる合意形成を進めましょう。プロジェクトに関わるメンバーが当事者意識を持つことで、リニューアルの推進力が高まります。

合意形成の具体的な手順としては、まず共通の目的について議論し、リニューアルの方向性を共有します。次に、策定したアクションプランとその選定理由を説明し、関係者の理解を得ましょう。その上で、担当者、期限、役割を明確にし、各メンバーが自分の責任範囲を把握できる状態をつくります。

また、調査資料や議事録、各メンバーの意見はできるだけオープンに共有することが重要です。情報が一部のメンバーに偏ると、認識のズレが生まれやすくなります。チャットツールや共有ドキュメントなど、情報共有しやすい環境を整えておくと、プロジェクト全体の透明性が高まり、認識のズレを防ぎやすくなります。

委託先の選定

委託先の選定時には、外部企業に対してRFP（提案依頼書）を渡し、依頼内容に対して適切な提案をしてくれる委託先を選定します。

選定に当たっては、社内であらかじめ評価基準を設定した上で各社を比較しましょう。評価項目としては「費用の総額」「提案内容」「過去の実績」「サポート体制」などが挙げられます。各評価軸に優先順位を設けておくことで、複数の候補がある場合でも判断がしやすくなります。

要件定義書の作成

最後に、ここまでに整理した仮説やアクションプラン、合意形成の内容を「要件定義書」としてドキュメントにまとめます。情報を可視化しておくことで、関係者間の方向性のズレを防ぎやすくなり、制作会社との認識合わせにも役立つでしょう。

作成ツールとしては、WordやGoogleドキュメントなどの活用がおすすめです。特にGoogleドキュメントのように、リアルタイムでの共同編集やコメント機能が充実したツールを使うと、関係者間でのやり取りがスムーズになります。完成した要件定義書は、プロジェクトの進行中に何度も参照するものになるため、誰でもアクセスしやすい場所に保管しておきましょう。

要件定義を成功させるポイント

ここでは、要件定義を成功させるポイントについて解説します。

社内外から意見を聞く

要件定義では、プロジェクトメンバーだけでなく、社内の他部署や顧客など幅広い立場から意見を集めることが大切です。担当者のみの視点に偏ると、課題の捉え方が主観的になりやすく、本当に解決すべきポイントを見落としてしまう可能性があります。加えて、実際にサイトを利用しているユーザーや第三者の声を取り入れることで、想定外の課題が見つかるケースも少なくありません。

また、アクセスデータなどを分析する場合でも、データの解釈には人の判断が入るため、バイアスを完全に排除することは難しいです。だからこそ、多様な意見をもとに冷静に課題を整理し、客観的な視点で対策を検討することが重要といえるでしょう。

周囲を巻き込む

要件定義を成功させるポイントは、要件定義の段階から社内関係者や上層部を巻き込むことです。早い段階でイメージや方向性をすり合わせておくことで、後工程での後戻りを防ぎやすくなるでしょう。

担当者のみで進めてしまうと、最終確認の段階で認識のズレが発覚し、大幅な修正や作り直しが必要になる可能性があります。打ち合わせ段階から関係者に参加してもらい、都度確認しながら進行することで、時間やコストの増加を回避できます。

Webサイトの要件定義に役立つテンプレート・サンプル

要件定義に役立つテンプレートを5つ紹介します。

WACULのRFP

RFPの必要項目は目的/予算/納期のみです。そのほか制作会社から受けてもらうためのポイントをまとめています。

RFPは目的/予算/納期だけでよい。Webサイト発注時のベストプラクティス

ランサーズ株式会社の「Webサイト制作の要件定義シート」

作成者はWebディレクター歴10年以上の方であり、要件定義に盛り込むべき項目が網羅されています。ランサーズ株式会社の「Webサイト制作の要件定義シート」

株式会社ハイファイブクリエイトの「要件定義書テンプレート」

基本要件・システム要件・機能要件・タスクの4項目を設定します。具体例を見ながら要件定義書の作成を進めた方におすすめのテンプレートです。

株式会社ハイファイブクリエイトの「要件定義書テンプレート」

株式会社インプレスの「要件定義書」

株式会社インプレスの「要件定義書」は、サンプルとして参考になるPDF文書です。全体概要・運用体制・機能要件・非機能要件の4つについて具体項目が記載されています。

株式会社インプレスの「要件定義書」

株式会社ベイジの「ウェブ制作ワークフロー2021年版（約100のタスクと解説）」

主な項目は、プロジェクト設計・戦略・設計・制作・開発・テスト・公開と運用の7項目です。要件定義に必要なタスクを、一覧として紹介します。

株式会社ベイジの「ウェブ制作ワークフロー2021年版（約100のタスクと解説）」

サイトリニューアル後に行うべき施策

ここでは、サイトリニューアル後に行うべき施策について解説します。

効果測定・分析

サイトの公開はゴールではなく、運用のスタートと捉えることが大切です。集客数やコンバージョン率などの目標を設定した上で、定期的に効果を測定しましょう。

具体的には、アクセス解析ツールを活用し、どのページが閲覧されているか、ユーザーがどのような行動をとっているかを確認します。目的との差異が生じている場合はその原因を分析し、次の改善アクションへつなげていくことが重要です。

継続的な発信

リニューアル後は、定期的な情報発信によって新規訪問者の増加を図りましょう。特にBtoBサイトでは、ブログ記事や導入事例など、ターゲットにとって役立つ情報を継続的に追加していくことが有効です。

また、要件定義の段階でCMSのテンプレートを決めておけば、公開後即座にコンテンツの追加を始められます。誰でもコンテンツを追加しやすい仕組みを整えておくことで、スムーズな更新を実現できるでしょう。

まとめ

サイトリニューアルの要件定義は、プロジェクトの方向性を定め、関係者全員の認識をそろえるための重要な工程です。背景や目的、KGI・KPI、予算、スケジュール、体制など、決めるべき項目は多岐にわたりますが、丁寧に整理することでリニューアルが成功しやすくなるでしょう。

サイトのリニューアルを検討している際には、ぜひWACULにお問い合わせください。WACULは、CV数175％増を実現した失敗しないサイト制作を行っています。データに基づいた構造的な改善で効果の創出に特化したサイト制作によって、多くのお客様に貢献をしてきました。サイト制作にお悩みの方はお気軽にご相談ください。

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